Bezüglich der Namensnennung in den Protokollen prüfte das Jugendamt das Anliegen und beantwortete eine entsprechende Anfrage im Jugendhilfeausschuss mit der Information Nr. 6/2019 wie folgt:
Grundsätzlich ist eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Verwaltung nur zulässig, wenn dafür eine Rechtsgrundlage oder eine Einwilligung vorliegt. Von diesem Grundsatz kann abgewichen werden, wenn es sich lediglich um Amtsträgerdaten bzw. „Funktionsträgerdaten“ handelt, da diese als nicht schutzwürdige Informationen bewertet werden.
Als Funktionsträger sind diejenigen Mitarbeiter zu verstehen, denen ein übergeordneter Verantwortungsbereich zukommt oder die als offizielle Ansprechpartner fungieren. Mitglieder einer Arbeitsgemeinschaft nach § 78 SGB VIII bzw. einer zugehörigen Facharbeitsgruppe sind demzufolge Funktionsträger.
Um „Funktionsträgerdaten“ handelt es sich laut dem Sächsischen Datenschutzbeauftragten beispielsweise, wenn E-Mail-Adressdaten und Namensangaben zu Anmeldezwecken zur Nutzung von IT-Fachverfahren preisgegeben werden. Weiterhin zählt man dazu Anreden, Funktionsbezeichnungen/Dienststellungen, Organisationseinheiten (Abteilung, Sachgebiet), Dienststellen (Behördenbezeichnung), Adresse der Dienststelle (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Zimmernummern, dienstliche Telefonnummern und dienstliche E-Mail-Adressen. Diese Daten können in den Protokollen der Arbeitsgemeinschaften und zugehörigen Facharbeitsgruppen genutzt werden. Daten eines „Nichtfunktionsträgers“ (z. B. Schreibkräfte, Assistenten) dürfen dagegen ausschließlich nur mit Zustimmung der/des Beschäftigten veröffentlicht werden.
